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Estimation : voir les risques avant qu’ils ne deviennent des coûts
- Regard d'expert
Par André Béliveau, Directeur de l’estimation et du contrôle des coûts
Après 40 ans en estimation, une chose m’apparaît clairement : les écarts de coûts les plus importants ne viennent pas toujours de ce qui est évident.
Ils se cachent souvent dans les détails.
Une coordination imparfaite entre deux disciplines. Une condition de chantier sous-estimée. Une exigence particulière enfouie dans un devis. Une hypothèse trop optimiste. Un projet de référence qui, finalement, n’est pas aussi comparable qu’on le croyait.
Pris séparément, ces éléments peuvent sembler secondaires. Mais lorsqu’ils ne sont pas détectés suffisamment tôt, ils deviennent des zones grises. Et ce sont précisément ces zones grises qui peuvent se transformer, en cours de réalisation, en extras, en délais ou en conflits.
Sur le terrain, c’est probablement ce que mon expérience m’a appris de plus important : une bonne estimation ne consiste pas seulement à établir un coût. Elle consiste à comprendre suffisamment bien le projet pour voir venir ce qui pourrait le faire déraper.
Un chiffre n’est jamais qu’un chiffre
L’une des perceptions que je rencontre encore souvent est celle d’une estimation considérée comme un montant fixe.
On produit un chiffre et celui-ci devrait, en quelque sorte, devenir une certitude.
Mais une estimation n’est pas une promesse de coût. Elle représente l’évaluation la plus juste possible d’un projet à un moment précis, à partir de l’information disponible, de certaines hypothèses et du niveau d’avancement de la conception.
C’est une distinction fondamentale.
À l’étape du programme fonctionnel et technique, par exemple, l’information disponible demeure très préliminaire. On travaille parfois essentiellement à partir de superficies, d’un programme et de quelques paramètres généraux. L’estimation repose alors davantage sur des ratios, des projets comparables et des hypothèses.
« Plus le projet avance, plus cette information se précise. Les plans se développent, les systèmes sont définis, les quantités deviennent plus fiables et les incertitudes diminuent.»
C’est également pourquoi les contingences doivent évoluer avec le niveau de définition du projet.
Je vois encore des organisations hésiter à prévoir une contingence suffisante en début de conception, comme si elle traduisait un manque de confiance dans l’estimation. C’est plutôt l’inverse.
Une contingence adéquate reconnaît simplement ce que nous savons, mais aussi ce que nous ne savons pas encore.
La rigueur consiste justement à rendre cette incertitude visible plutôt qu’à la faire disparaître artificiellement du budget.
Ce qui semble mineur peut coûter cher
Parmi les situations que je rencontre le plus fréquemment, la coordination entre les disciplines demeure un enjeu important.
Un élément peut être indiqué dans les plans d’architecture avec une référence à la structure. L’estimateur en architecture peut alors considérer qu’il sera pris en charge dans l’estimation structurale, tandis que l’estimateur en structure fait le raisonnement inverse.
Résultat : personne ne l’a compté.
À l’inverse, le même élément peut aussi être inclus deux fois.
Cette apparente petite incohérence devient rapidement un enjeu lorsqu’elle se retrouve dans les documents d’appel d’offres. Une ambiguïté contractuelle peut alors devenir une occasion de demande d’extra, une source de discussion entre le client et l’entrepreneur ou, ultimement, un coût supplémentaire.
Et ce type de zone grise ne se limite pas à la coordination des plans.
L’accessibilité au chantier, les installations temporaires, les besoins en personnel de gestion, les pertes de matériaux, les méthodes de mise en œuvre, les garanties particulières exigées dans les devis ou encore l’indexation des coûts peuvent avoir une incidence importante sur le budget.
Les bâtiments existants illustrent particulièrement bien cette réalité.
Une structure peut être plus endommagée que prévu. L’étendue réelle d’une décontamination peut être supérieure aux premières hypothèses. Certaines conditions ne deviennent visibles qu’au moment du dégarnissage ou de la démolition.
Dans ce contexte, approfondir certaines investigations en amont représente parfois un coût additionnel. Mais il vaut souvent mieux investir pour mieux comprendre une condition existante avant l’appel d’offres que la découvrir plus tard sous forme d’ordre de changement.
Plus tôt on estime, plus on peut agir
Lorsque j’ai commencé en estimation, le rôle de l’estimateur était beaucoup plus circonscrit. On recevait les documents, on préparait le prix et notre intervention demeurait essentiellement concentrée autour du budget.
Aujourd’hui, les organisations comprennent davantage l’intérêt d’intégrer l’estimation beaucoup plus tôt au processus. Et cette évolution est importante, parce que l’estimation peut alors jouer un rôle beaucoup plus stratégique.
« Lorsqu’on intervient au début du projet, notre rôle n’est plus simplement de confirmer combien une solution pourrait coûter. Nous pouvons questionner les hypothèses, comparer des scénarios, identifier des risques, détecter des incohérences et proposer des avenues différentes pendant qu’il est encore possible d’agir.»
Un budget préliminaire peut ainsi permettre à un client d’évaluer la faisabilité de son projet, de sécuriser son financement ou d’ajuster certaines orientations avant que la conception soit trop avancée.
À mesure que les plans progressent, les estimations successives permettent ensuite de suivre l’évolution du projet et de vérifier que les décisions prises demeurent cohérentes avec les objectifs financiers.
Cette présence continue crée une forme de vigie. Lorsqu’une ambiguïté apparaît, on peut la signaler. Lorsqu’une hypothèse semble fragile, on peut la challenger. Lorsqu’un risque d’extra se dessine dans les documents, on peut demander qu’il soit clarifié avant l’appel d’offres.
Plus ces questions sont réglées tôt, plus les options demeurent nombreuses.
Ce que seule l’expérience permet de voir
Le métier d’estimateur s’est énormément transformé. Les outils de relevé de quantités, les maquettes numériques et les nouvelles technologies permettent aujourd’hui de travailler beaucoup plus rapidement, à condition que l’information disponible soit de qualité. Une maquette BIM, par exemple, peut être extrêmement utile si les données sont bien structurées. Dans le cas contraire, certaines quantités demeurent difficiles à extraire et une partie du travail doit encore être réalisée manuellement.
Et même avec les meilleurs outils, il reste une dimension qu’aucune technologie ne remplace complètement : le jugement.
Évaluer la logistique nécessaire sur un chantier complexe. Choisir un projet de référence réellement comparable. Déterminer une perte de matériaux réaliste. Comprendre comment un entrepreneur pourrait organiser ses travaux. Reconnaître qu’une hypothèse paraît trop optimiste.
Ce regard se développe avec le temps.
Il se construit à travers les projets réalisés, les appels d’offres analysés, les écarts constatés et les problèmes vécus sur le terrain.
Dans un contexte où les échéanciers de production sont de plus en plus courts et où l’industrie doit composer avec un important enjeu de relève, cette expérience devient particulièrement précieuse.
Parce qu’aller plus vite ne doit jamais signifier regarder moins loin.
Un regard indépendant pour mieux décider
Ce que j’apprécie particulièrement dans ma pratique chez DECASULT, c’est de pouvoir exercer ce rôle avec un regard complètement indépendant. Nous ne sommes liés à aucun entrepreneur et notre responsabilité est d’abord de donner au client le portrait le plus juste possible et de lui signaler les risques ou les incohérences que nous observons.
Cette indépendance prend encore plus de valeur puisqu’elle s’appuie sur une équipe multidisciplinaire. Civil, structure, architecture, mécanique, électricité : chaque discipline possède ses particularités et demande une compréhension fine des méthodes de construction, des quantités et des coûts.
Pouvoir croiser ces expertises permet d’aller beaucoup plus loin dans l’analyse et, surtout, de regarder le projet comme un tout plutôt que comme une addition de composantes.
C’est cette vision globale que nous cherchons à apporter à chaque étape, du premier budget jusqu’à la validation des changements pendant les travaux.
«Parce qu’au bout du compte, la valeur d’une bonne estimation ne se mesure pas seulement à la précision du chiffre produit, mais à tout ce qu’elle aura permis d’anticiper avant que le projet arrive sur le chantier. »